طريقة توقيع العقد الإيجاري عن بُعد

أصبح توقيع العقود الإيجارية عن بُعد أمرًا شائعًا بشكل متزايد. توفر هذه الطريقة الوقت وتجنب الحاجة لحضور الأطراف شخصيًا. دعونا نلقي نظرة على الخطوات الأساسية والنقاط الرئيسية التي يجب مراعاتها لإتمام اتفاقية الإيجار بطريقة آمنة وقانونية عبر الإنترنت.

ما هي اتفاقية الإيجار عن بُعد؟

اتفاقية الإيجار عن بُعد هي اتفاقية تُبرم بين المستأجر والمالك دون حضورهما الفعلي. هذا النوع من العقود مناسب للشركات الكبيرة التي تُسجل العقود عبر الإنترنت وللأفراد الذين يستأجرون العقارات.

تتيح لك هذه العملية:

• توفير الوقت في إرسال الوثائق.
• استخدام وسائل الاتصال الإلكترونية مثل البريد الإلكتروني والمنصات الخاصة.
• استخدام التوقيع الإلكتروني لتصديق الوثيقة.

الخطوة الأساسية في هذه العملية هي توقيع العقد من قبل الطرفين، حيث يمنح هذا الإجراء الوثيقة القوة القانونية، لذا من الضروري اتباع جميع الخطوات بعناية.

-استلام وموافقة على نص العقد

الخطوة الأولى هي طلب مسودة العقد عبر البريد الإلكتروني، مما يتيح لك فرصة قراءة المحتوى بعناية ومناقشة الشروط وإدخال التعديلات قبل التوقيع.

لحماية البيانات عند الإرسال:

• استخدام قنوات اتصال آمنة مثل VPN (الشبكة الافتراضية الخاصة) لتقليل مخاطر تسرب المعلومات أو اعتراضها من قبل أطراف ثالثة.
• في الحالات الضرورية، يُفضل إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني المعتمد (PEC – Posta Elettronica Certificata).

التحقق من وثائق الأطراف

قبل التوقيع على الاتفاقية، من المهم طلب وثائق الهوية للطرف الآخر (جواز السفر، تفاصيل الهيئة القانونية، وما إلى ذلك)، حيث يُساعد ذلك في تأكيد هوية المشتركين وصلاحياتهم.

للتحقق من الهيئات القانونية، يمكنك طلب نسخة من السجل التجاري (visuracamerale)، والذي يتحقق من صلاحية الممثل.

التوقيع على النسخة الورقية من الاتفاقية

بعد الموافقة على نص العقد وإدخال التعديلات المطلوبة، يجب عليك:

1. طباعة الوثيقة.
2. التوقيع على كل صفحة لتأكيد الموافقة على محتوى الوثيقة بشكل كامل.
3. إيلاء اهتمام خاص للشروط التي تقيد حقوق الأطراف، حيث تتطلب هذه الشروط وفقًا للمادة 1341 من القانون المدني الإيطالي توقيعًا منفصلًا (مثل شروط إنهاء المبكر وحدود المسؤولية).

إرسال وثيقة موقعة

يجب إرسال نسخة موقعة من الاتفاقية عن طريق البريد مع تأكيد الاستلام أو عبر خدمة البريد السريع لضمان سلامة الوثيقة وتأكيد استلامها.

مُستَحَسَن:

• إرفاق خطاب توضيحي يشرح محتويات الشحنة.
• الاحتفاظ بإيصال التسليم.

التوقيع الإلكتروني

لتسهيل العملية، يُمكنك استخدام التوقيع الإلكتروني، حيث توجد ثلاثة أنواع رئيسية:

1. التوقيع الإلكتروني البسيط (FES): الأكثر أساسية ولكنه الأقل أمانًا.
2. التوقيع الإلكتروني المتقدم (FEA): يوفر مستوى أعلى من الأمان عبر استخدام الأجهزة المعتمدة.
3. التوقيع الإلكتروني المؤهل (FEQ): يعادل التوقيع اليدوي ويتمتع بأقصى قدر من القوة القانونية.

مميزات التوقيع المؤهل:

• صادرة من مراكز التصديق المعتمدة.
• يستخدم الأجهزة مثل البطاقات الذكية وأجهزة USB لتحديد الموثوقية.
• يتيح لك توقيع المستندات بتنسيقات PDF (PAdES) أو XML (XAdES) أو أي صيغة أخرى (CAdES).

متى يعتبر العقد الموقع عن بُعد صالحًا؟

ليكون العقد صالحًا من الناحية القانونية، يجب:

• التأكد من أهلية الطرفين قانونًا.
• أن يكون التعبير عن الموافقة بوعي وطواعية.
• توفير الشكل والمضمون المطلوبين للعقد.

توصية:
استخدم التوقيع الإلكتروني المؤهل أو المتقدم، حيث لا يوفر التوقيع البسيط دائمًا مستوى كافٍ من الحماية في حالات النزاع.

قيمة التوقيع عن بُعد في حالات النزاع

في حالة النزاع، تُعتبر الوثيقة الموقعة دليلاً على الصفقة بشرط استخدام طرق توقيع موثوقة (مثل التوقيع المؤهل) والاحتفاظ بالوثيقة بشكل صحيح.

لا تُنصح باستخدام التوقيع الممسوح ضوئيًا لعدم قوته القانونية وإمكانية إلغاء العقد.

نتيجة:
يُعد التوقيع عن بُعد على عقد الإيجار أمرًا مريحًا وحديثًا، ولكن يتطلب الامتثال الدقيق للقواعد، اعتماد القنوات الآمنة، واستخدام أساليب التوقيع الموثوقة، بالإضافة إلى قراءة شروط العقد بعناية.